После увольнения специалиста по кадрам руководство управляющей компании обнаружило, что часть кадровых документов велась нерегулярно.
В компании работали административные сотрудники, инженеры, диспетчеры, специалисты по эксплуатации и рабочий персонал. По некоторым сотрудникам документы были оформлены полностью, по другим не хватало отдельных приказов, дополнительных соглашений и подтверждений ознакомления с локальными документами.
При этом кадровые вопросы продолжали возникать ежедневно: прием новых сотрудников, отпуска, изменения графиков, увольнения и оформление совместительства.
Компания обратилась в «Авизо», чтобы привести кадровый учет в порядок и передать дальнейшее ведение специалистам.
В начале работы провели ревизию кадровых документов и сопоставили их с фактическим составом сотрудников.
Проверили:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- приказы о приеме, переводах и увольнении;
- личные данные сотрудников;
- график отпусков;
- документы по совместительству;
- табели учета рабочего времени;
- локальные нормативные документы;
- оформление изменений условий труда;
- наличие необходимых ознакомлений сотрудников;
- соответствие кадровых документов текущим условиям работы.
Отдельно составили перечень документов, которые требовалось восстановить или актуализировать.
Сначала восстановили недостающие кадровые документы и привели в порядок личные дела сотрудников.
После этого кадровое сопровождение перевели в постоянный режим.
В рамках работы специалисты «Авизо»:
- подготовили недостающие приказы и дополнительные соглашения;
- актуализировали данные по сотрудникам;
- привели в порядок график отпусков;
- организовали оформление новых приемов и увольнений;
- наладили подготовку кадровых документов при изменении условий работы;
- выстроили порядок передачи сведений для расчета заработной платы;
- начали контролировать сроки оформления кадровых событий;
- подготовили шаблоны документов для типовых ситуаций.
Руководству больше не приходилось самостоятельно проверять, какой документ нужно оформить в каждом конкретном случае.
Кадровый учет был приведен в рабочее состояние, а недостающие документы восстановлены.
Текущие кадровые изменения стали оформляться сразу по мере возникновения, без накопления документов к концу месяца.
Компания получила единый порядок ведения кадрового делопроизводства для административного и эксплуатационного персонала.
До обращения: часть документов отсутствовала или оформлялась с задержкой, кадровый учет зависел от одного специалиста.
После перехода на сопровождение: документы восстановлены, кадровые события оформляются регулярно, сроки и комплектность документов контролируются.
