За год управляющая компания существенно увеличила количество обслуживаемых домов. Вместе с этим вырос штат: появились новые техники, уборщики, дворники, диспетчеры и административные сотрудники.
Приемом работников и подготовкой документов занимались одновременно руководитель, бухгалтер и специалист по эксплуатации. Единого ответственного за кадровый учет не было.
Пока штат оставался небольшим, система работала, но после нескольких десятков приемов и увольнений начали возникать сложности с отпусками, изменениями графиков, дополнительными соглашениями и хранением документов.
При проверке кадровых документов выяснилось, что:
- часть приказов оформлялась с задержкой;
- по отдельным сотрудникам требовалось актуализировать условия трудовых договоров;
- информация об отпусках хранилась в нескольких таблицах;
- изменения окладов не всегда сопровождались единым комплектом документов;
- документы по увольнению разных сотрудников оформлялись по разным шаблонам;
- отсутствовал единый кадровый реестр;
- руководителю было сложно быстро получить информацию о текущем статусе конкретного работника.
Сначала провели инвентаризацию кадровых документов по действующим сотрудникам.
После этого сформировали единый порядок кадрового сопровождения.
В работу вошли:
- оформление приема сотрудников;
- подготовка трудовых договоров;
- оформление переводов и изменений условий работы;
- подготовка приказов;
- ведение отпусков;
- оформление увольнений;
- контроль кадровых документов;
- учет изменений заработной платы;
- подготовка необходимых дополнительных соглашений;
- ведение кадрового реестра;
- взаимодействие с бухгалтером по изменениям, влияющим на расчет зарплаты
Кадровые документы сотрудников были собраны в единой системе, а новые кадровые события стали оформляться по установленному порядку.
Руководителю больше не требуется выяснять, кто должен подготовить документ при приеме, отпуске или увольнении сотрудника.
Отдельно удалось снизить количество ситуаций, когда бухгалтер узнавал об изменении условий работы сотрудника уже после расчета заработной платы.
До обращения: кадровые функции были распределены между несколькими сотрудниками, документы оформлялись по мере необходимости.
После организации кадрового сопровождения: для каждого кадрового события установлен единый порядок, документы контролируются специалистом, сведения своевременно передаются в бухгалтерию.
