Управляющая компания самостоятельно вела текущие расчеты, однако по мере увеличения количества домов стало сложнее контролировать взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками.
Часть работ выполнялась регулярно, часть — по отдельным заявкам. Акты и счета могли поступать спустя несколько недель после выполнения работ, поэтому данные бухгалтерии и информация руководителей объектов периодически расходились.
Перед очередным отчетным периодом приходилось вручную уточнять, какие работы уже приняты, какие документы еще не поступили и какие суммы фактически должны быть оплачены.
Основными проблемами оказались:
- несвоевременное поступление актов от подрядчиков;
- отсутствие регулярных сверок по части контрагентов;
- платежи по нескольким объектам требовали дополнительной расшифровки;
- некоторые закрывающие документы поступали уже после окончания месяца;
- руководству было сложно быстро определить фактическую задолженность;
- подготовка отчетных данных занимала много времени из-за необходимости повторной сверки операций.
Для УК организовали регулярную систему расчетов и контроля отчетных данных.
В работу включили:
- учет взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками;
- контроль поступления актов и счетов;
- регулярные сверки с контрагентами;
- распределение операций по объектам управления;
- контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
- подготовку данных для бухгалтерской отчетности;
- расчет обязательных налогов и взносов;
- контроль сроков сдачи отчетности;
- сверки с ФНС и СФР;
- подготовку информации по расчетам для руководства.
Отдельно сформировали список незакрытых документов, который обновляется в течение месяца, а не только перед подготовкой отчетности.
Количество невыясненных операций сократилось, а задолженность перед контрагентами стала видна по данным учета без дополнительного ручного сбора информации.
К моменту подготовки отчетности большая часть документов уже находится в базе и проверена.
Руководство получает более актуальное представление о расчетах по компании и отдельным объектам.
До обращения: сверки и сбор документов в основном активизировались перед отчетностью, данные приходилось дополнительно уточнять.
После организации расчетов: документы и задолженность контролируются в течение месяца, сверки проводятся регулярно, отчетность формируется на основе актуальных данных.
