Компания постепенно расширяла штат: кроме постоянных сотрудников появились новые специалисты, совместители и работники с разными графиками.
Пока сотрудников было немного, кадровые документы и данные для расчета зарплаты контролировал бухгалтер компании. После роста штата увеличилось количество отпусков, больничных, премий, кадровых переводов и изменений условий работы.
В результате часть информации передавалась на расчет с задержкой, а перед каждой выплатой зарплаты бухгалтеру приходилось дополнительно сверять кадровые документы и фактические данные по сотрудникам.
Руководство обратилось в «Авизо», чтобы объединить кадровый учет и расчет заработной платы в один постоянный процесс.
Перед началом сопровождения специалисты «Авизо» провели ревизию кадровых документов и расчетов по действующим сотрудникам.
Проверили:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме, переводах и увольнении;
- дополнительные соглашения;
- сведения о должностях и условиях работы;
- график отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- начисление заработной платы;
- отпускные и больничные;
- премии и другие выплаты;
- удержания;
- расчет НДФЛ и страховых взносов;
- отчетность по сотрудникам.
По нескольким сотрудникам потребовалось актуализировать документы после изменения должностей и условий оплаты труда.
Сначала привели кадровые документы в актуальное состояние и сверили данные, которые использовались для расчета заработной платы.
После этого специалисты «Авизо»:
- организовали постоянное ведение кадрового учета;
- начали оформлять приемы, переводы и увольнения;
- наладили учет отпусков и больничных;
- организовали ведение табелей;
- взяли на себя ежемесячный расчет заработной платы;
- рассчитывали отпускные, больничные, премии и другие выплаты;
- контролировали НДФЛ и страховые взносы;
- готовили обязательную отчетность по сотрудникам;
- отслеживали сроки платежей и сдачи отчетов;
- консультировали руководство по текущим кадровым вопросам.
Все кадровые изменения стали сразу учитываться при расчете заработной платы, без дополнительной ручной сверки перед выплатами.
Кадровый учет и расчет зарплаты были объединены в единый рабочий процесс.
Руководителю и бухгалтеру компании больше не требовалось отдельно контролировать кадровые документы, сроки выплат и обязательную отчетность по сотрудникам.
Приемы, отпуска, больничные, изменения условий работы и другие кадровые события стали своевременно отражаться в расчетах.
До обращения: кадровые документы и расчет заработной платы велись разрозненно, данные приходилось дополнительно сверять перед выплатами.
После перехода на сопровождение: кадровый учет систематизирован, зарплата рассчитывается на основании актуальных данных, налоги и отчетность по сотрудникам контролируются специалистами.
