Некоммерческая организация постепенно расширяла команду: кроме постоянных сотрудников появились специалисты с неполной занятостью, совместители и работники с индивидуальными графиками.
Кадровые документы оформлялись внутри организации, а расчет заработной платы выполнялся отдельно. Из-за этого данные по отпускам, больничным, премиям и изменениям условий работы не всегда своевременно передавались в расчет.
Руководитель хотел объединить кадровое сопровождение и расчет заработной платы в одном процессе, чтобы избежать расхождений и постоянных уточнений перед выплатами.
Перед началом сопровождения специалисты «Авизо» провели ревизию кадровых документов и расчетов по сотрудникам.
Проверили:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- приказы о приеме, переводах и увольнении;
- сведения о должностях и условиях работы;
- график отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- начисления заработной платы;
- отпускные и больничные;
- премии и другие выплаты;
- удержания;
- страховые взносы и НДФЛ;
- отчетность по сотрудникам.
По нескольким сотрудникам выявили расхождения между кадровыми документами и данными, которые использовались при расчете зарплаты.
Сначала актуализировали кадровые сведения и сверили данные по всем действующим сотрудникам.
После этого специалисты «Авизо»:
- привели в порядок кадровые документы;
- организовали оформление приемов, переводов и увольнений;
- настроили передачу данных по отпускам и больничным;
- начали вести табели учета рабочего времени;
- организовали ежемесячный расчет заработной платы;
- рассчитывали отпускные, больничные и другие выплаты;
- контролировали НДФЛ и страховые взносы;
- формировали необходимые расчеты и отчетность по сотрудникам;
- контролировали сроки обязательных платежей;
- консультировали руководителя по текущим кадровым вопросам.
Кадровые события и расчет заработной платы стали обрабатываться в рамках одного процесса.
Организация получила единый порядок работы с сотрудниками: изменения в кадровых документах своевременно учитываются при расчете заработной платы, а данные не приходится дополнительно сверять перед каждой выплатой.
Расчеты по сотрудникам стали выполняться регулярно и на основании актуальных сведений.
Руководитель перестал самостоятельно контролировать отдельные сроки по кадровым документам, зарплате, налогам и отчетности.
До обращения: кадровый учет и расчет заработной платы велись раздельно, данные передавались несистемно, периодически возникали расхождения.
После перехода на сопровождение: кадровые документы и зарплатные расчеты связаны в единый процесс, выплаты и обязательные начисления контролируются регулярно.
