В управляющей компании работал один штатный бухгалтер. После подключения нескольких новых домов объем операций заметно увеличился: стало больше платежей поставщикам, расчетов с подрядчиками, документов по текущему ремонту и операций по заработной плате.
Руководство рассматривало возможность принять второго бухгалтера, однако это означало дополнительное рабочее место, зарплату, налоги и необходимость организовать замену сотрудников на период отпусков и болезни.
Вместо расширения бухгалтерии компания решила передать учет на аутсорсинг.
В процессе приема базы и документов выяснилось, что:
- значительная часть работы была завязана на одном сотруднике;
- не существовало формализованного порядка передачи первичных документов;
- сверки с некоторыми контрагентами проводились нерегулярно;
- сведения по заработной плате и кадровым изменениям поступали бухгалтеру из разных источников;
- часть операций закрывалась непосредственно перед окончанием месяца;
- руководитель не всегда мог быстро получить актуальную информацию по задолженности.
Сформировали единый порядок ведения бухгалтерии и передачи документов.
На аутсорсинг передали:
- обработку банковских операций;
- учет расчетов с подрядчиками и поставщиками;
- контроль первичных документов;
- учет расходов по объектам управления;
- расчеты по заработной плате;
- налоговый учет;
- подготовку и сдачу отчетности;
- сверки с ФНС и СФР;
- контроль требований государственных органов;
- подготовку информации для руководителя;
- сопровождение текущих бухгалтерских вопросов.
За компанией закрепили ответственного специалиста, при этом обработка отдельных участков учета распределяется внутри бухгалтерской команды.
Управляющей компании не потребовалось расширять собственный бухгалтерский отдел.
Работа перестала зависеть от присутствия одного специалиста: отпуск или временное отсутствие сотрудника больше не останавливают обработку документов и подготовку отчетности.
Руководитель получает актуальную информацию о расчетах и обязательствах без необходимости самостоятельно собирать ее из нескольких источников.
До обращения: весь учет фактически зависел от одного штатного бухгалтера, нагрузка росла вместе с количеством домов.
После передачи на аутсорсинг: бухгалтерские функции распределены между специалистами, документы обрабатываются регулярно, отчетность контролируется независимо от отпусков и больничных.
