Предприниматель несколько лет работал с бухгалтером на частичной занятости. Пока количество операций было небольшим, такой формат устраивал: банковские выписки и первичные документы передавались несколько раз в месяц, зарплата рассчитывалась отдельно, а отчетность готовилась к установленным срокам.
После расширения бизнеса выросло количество поставщиков и покупателей, увеличился объем документов, появились регулярные возвраты, эквайринг и несколько сотрудников с разными графиками работы.
При этом бухгалтер продолжал работать в прежнем режиме и физически не успевал оперативно обрабатывать весь объем информации.
Предприниматель столкнулся с тем, что вопросы по документам могли оставаться без ответа несколько дней, часть первички накапливалась до конца месяца, а для контроля налогов приходилось самостоятельно уточнять состояние учета.
Задачей было полностью передать бухгалтерские процессы на аутсорсинг и получить понятный порядок работы без необходимости держать собственного бухгалтера в штате.
Перед началом работы специалисты «Авизо» проверили состояние учета и порядок документооборота.
Выяснилось, что:
- часть документов поступала бухгалтеру с большой задержкой;
- по нескольким контрагентам не проводились регулярные сверки;
- отдельные расходы требовали дополнительного подтверждения;
- возвраты покупателям отражались несистемно;
- кадровая информация передавалась отдельно от бухгалтерской;
- предприниматель не получал регулярной информации о предполагаемой налоговой нагрузке;
- не было единого ответственного специалиста, который контролировал бы учет целиком.
Серьезных ошибок в отчетности не обнаружили, однако существующая схема перестала соответствовать объему бизнеса.
Бухгалтерию перевели на полный аутсорсинг.
Вместо передачи документов отдельному специалисту предприниматель получил единый формат сопровождения, при котором бухгалтерский и налоговый учет ведется постоянно.
В работу вошли:
- обработка банковских операций;
- учет поступлений и расходов;
- проверка первичных документов;
- контроль отсутствующих документов;
- учет расчетов с поставщиками и покупателями;
- проведение сверок с контрагентами;
- расчет заработной платы;
- расчет налогов и страховых взносов;
- подготовка и сдача отчетности;
- контроль требований ФНС и СФР;
- ведение КУДиР;
- предварительный расчет налоговой нагрузки;
- консультации по текущим хозяйственным операциям.
Для передачи документов установили единый порядок: банковские операции обрабатываются регулярно, первичная документация загружается в течение месяца, а недостающие документы выявляются бухгалтером до окончания отчетного периода.
После перехода на аутсорсинг предпринимателю больше не требовалось контролировать, какие документы уже обработаны и когда бухгалтер сможет заняться очередной операцией.
Учет стал вестись постоянно, а не формироваться непосредственно перед сдачей отчетности. Появился единый ответственный специалист, который видел общую картину по расчетам, документам и налогам.
Предприниматель также начал заранее получать информацию о предстоящих налоговых платежах и вопросах, которые необходимо решить до окончания отчетного периода.
При этом компании не потребовалось создавать рабочее место для штатного бухгалтера, самостоятельно организовывать его замену на время отпуска или контролировать загрузку сотрудника.
До обращения: учет зависел от загрузки приходящего бухгалтера, документы обрабатывались с задержками, предприниматель самостоятельно контролировал состояние бухгалтерии.
После перехода на аутсорсинг: бухгалтерские процессы переданы одной команде, документы обрабатываются регулярно, налоговые сроки и отчетность контролируются без постоянного участия собственника.
