Организация регулярно собирала членские взносы, но подготовка квитанций занимала много времени. Список участников велся отдельно, суммы проверялись вручную, а сами квитанции формировались и отправлялись по электронной почте сотрудником организации.
По мере увеличения количества участников процесс стал занимать несколько рабочих дней каждый месяц. Дополнительно возникали ошибки в реквизитах, пропуски при рассылке и вопросы по учету поступивших платежей.
Руководство обратилось в «Авизо», чтобы передать подготовку и рассылку квитанций на постоянное сопровождение.
Перед началом работы специалисты «Авизо» сверили исходные данные и порядок начисления членских взносов.
Проверили:
- актуальный список участников;
- размеры и периодичность взносов;
- реквизиты организации;
- контактные данные для рассылки;
- наличие задолженности за предыдущие периоды;
- порядок учета поступивших платежей;
- основания для применения индивидуальных сумм, если они использовались;
- корректность данных, которые должны указываться в квитанциях.
Отдельно выявили участников с неполными или устаревшими контактными данными и подготовили список для актуализации.
После сверки информации организовали регулярное формирование квитанций по единому графику.
Специалисты «Авизо»:
- подготовили шаблон квитанции с актуальными реквизитами;
- сформировали базу участников для начислений;
- настроили расчет сумм по каждому получателю;
- учли задолженность за предыдущие периоды;
- подготовили персональные квитанции;
- организовали рассылку по электронной почте;
- начали контролировать корректность отправки;
- сверяли поступившие платежи с начислениями;
- актуализировали данные при изменении состава участников;
- готовили повторные квитанции при необходимости.
Подготовка документов и рассылка стали выполняться регулярно без участия сотрудников организации.
Ежемесячная подготовка квитанций перестала занимать время руководителя и административного персонала.
Все участники получают документы по единому графику, а начисления и поступившие членские взносы можно своевременно сверять между собой.
Дополнительно снизилось количество ошибок в реквизитах и пропущенных отправлений, поскольку база участников и шаблоны квитанций поддерживаются в актуальном состоянии.
До обращения: квитанции формировались вручную, рассылка занимала несколько дней, периодически возникали ошибки и пропуски.
После перехода на сопровождение: начисления и квитанции формируются по единой базе, рассылка выполняется регулярно, поступления контролируются и сверяются.
