Предприниматель вел учет с помощью онлайн-сервиса и самостоятельно контролировал основные платежи. Зарплата сотрудникам рассчитывалась регулярно, однако кадровые документы оформлялись по мере необходимости, а часть отчетности проверялась только перед отправкой.
После получения требования из ФНС по расхождениям в отчетности предприниматель решил передать бухгалтерию специалистам полностью.
Основной задачей было не только ответить на требование налоговой, но и проверить текущий учет, чтобы аналогичные вопросы не повторялись.
При первичном аудите бухгалтер сопоставил банковские операции, начисления, налоговую отчетность и данные по сотрудникам.
Выяснилось, что:
- часть выплат физическим лицам требовала дополнительной проверки;
- данные в отдельных отчетах формировались из разных источников и не всегда совпадали;
- кадровые документы по нескольким сотрудникам были оформлены с задержкой;
- не был выстроен единый контроль сроков отпусков, больничных и кадровых изменений;
- предприниматель видел размер налогов уже непосредственно перед сроком платежа.
Само требование ФНС удалось объяснить без существенных налоговых последствий, однако проверка показала, что при росте штата старый формат учета стал слишком рискованным.
В первую очередь подготовили документы и пояснения для ответа на требование налоговой.
После этого привели в порядок текущий учет и кадровую документацию.
В сопровождение включили:
- ведение бухгалтерского и налогового учета;
- расчет заработной платы;
- расчет НДФЛ и страховых взносов;
- подготовку отчетности по сотрудникам;
- оформление приема, отпусков и увольнений;
- контроль больничных и других кадровых событий;
- сверку расчетов с бюджетом;
- контроль требований ФНС и СФР;
- предварительный расчет налогов;
- регулярную проверку банковских операций.
Для предпринимателя установили единый порядок передачи информации по сотрудникам: сведения о новых работниках, отпусках, премиях и других изменениях передаются бухгалтеру сразу, а не в конце отчетного периода.
На требование ФНС был подготовлен ответ с необходимыми пояснениями и документами. Дополнительных существенных начислений по результатам рассмотрения не возникло.
Кадровые документы по сотрудникам привели в порядок, а расчет заработной платы и обязательной отчетности включили в регулярное сопровождение.
Предприниматель перестал самостоятельно контролировать сроки отчетности и проверять правильность начислений по каждому сотруднику.
До обращения: бухгалтерия велась частично самостоятельно, кадровые документы оформлялись нерегулярно, требование ФНС потребовало срочной проверки учета.
После перехода на сопровождение: учет и кадровые процессы ведутся в одном режиме, отчетность сверяется до отправки, а требования контролируются бухгалтером сразу после поступления.
