Ведение кадрового учета и расчет заработной платы НКО

Кадровый учет в НКО: порядок в документах и защита от рисков

Мы берем на себя полный кадровый контур некоммерческой организации:

• оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;
• подготовку и актуализацию трудовых договоров, гражданско-правовых договоров, дополнительных соглашений;
• ведение личных карточек работников, штатного расписания, графиков отпусков;
• подготовку приказов по личному составу (прием, отпуска, командировки, совмещение, дисциплинарные взыскания, увольнение);
• ведение табелей учета рабочего времени.

Особенность НКО — часто проектный характер работы: часть сотрудников участвует одновременно в нескольких программах и грантах. Мы выстраиваем кадровый учет так, чтобы по каждому человеку было понятно, на каких условиях он работает, в каких проектах задействован и как его труд должен оплачиваться и отражаться в отчетах.

Расчет заработной платы с учетом специфики НКО

Расчет заработной платы в некоммерческой организации нередко связан с особыми условиями: грантовое финансирование, ограниченные бюджеты, различные источники средств, разные формы занятости. В рамках услуги мы:

• начисляем оклады, надбавки, премии, доплаты за совмещение и переработки;
• рассчитываем отпускные, больничные, командировочные в соответствии с законодательством;
• корректно удерживаем НДФЛ и рассчитываем страховые взносы;
• формируем расчетные листки и реестры для выплаты зарплаты;
• готовим отчетность по персоналу для государственных органов.

При необходимости мы помогаем разнести фонд оплаты труда по проектам и источникам финансирования, чтобы данные по зарплате корректно входили в раздельный учет и отчеты перед грантодателями.

Связка «кадры + зарплата» в одном сервисе

Ключевое преимущество — единая связка кадрового учета и расчета заработной платы. Любое кадровое событие (прием, перевод, изменение оклада, отпуск, увольнение) сразу отражается в расчетах, а начисления всегда опираются на корректные документы. Это избавляет от типичной для НКО ситуации, когда кадровые документы «живут отдельно», а бухгалтер по зарплате вынужден «догадываться» по факту.

Такой подход дает некоммерческой организации:

• снижение риска ошибок и претензий со стороны инспекций;
• прозрачный и предсказуемый фонд оплаты труда;
• аккуратные кадровые дела по каждому сотруднику;
• возможность без труда подтвердить расходы на персонал перед донорами и проверяющими.

Что получает НКО в результате

Передав ведение кадрового учета и расчет заработной платы на аутсорсинг, некоммерческая организация:

• освобождает команду от сложной и рутинной «бумажной» работы;
• получает профессионально выстроенную кадровую и зарплатную систему;
• защищает себя от штрафов и конфликтов, связанных с трудовыми отношениями;
• упрощает подготовку финансовых и проектных отчетов, где зарплата — одна из ключевых статей затрат.

Команда может сосредоточиться на программах, проектах и помощи людям, а все вопросы по персоналу — от приема сотрудника до его последнего расчетного листка — будут организованы четко, документально и в полном соответствии с требованиями закона.