Санкт-Петербург, ул. Нахимова, дом 7, корпус 1 +7 (812) 243 10-54 info@avviso.ru

Сроки хранения документов

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами.

Основной документ это Перечнь документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года), так же существуют и другие, например срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ  Речь пойдет об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

Правила хранения документов

Вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:

  • в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
  • в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.

В организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе.

Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.

Сроки хранения документов

Вид документа Срок хранения
Кадры (личные дела, приказы, трудовые договоры и др.)  
Документы по личному составу созданные до 2003г 75 лет
Документы по личному составу созданные с 01.01. 2003г 50 лет
Охрана труда и техника безопасности  
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых) 75 лет
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований 75 лет
Документы по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований) 45 лет
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ 10 лет
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания 1 год
Бухгалтерия и налоги  
Счета-фактуры 5 лет
Книги учета доходов и расходов (организации и ИП) 5 лет
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет
Графики отпусков 3 года
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой 1 год
Документы о недостачах 10 лет
По расчету заработной платы и других выплат 6лет
Договора гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физлицам законченные делопроизводством после 1.01.2003г 50 лет
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) 5 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет
Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости 5 лет после выбытия
Уведомления, предупреждения работников работодателем 3 года
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности 5 лет
Договоры и дополнительные соглашения к ним 5 лет
Доверенности на получение денег и ТМЦ 5 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность постоянно
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. 5 лет
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) законченные делопроизводством после 01.01.2003 50 лет
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета Не менее 5 лет, в электрон форме 75 лет
Авансовые отчеты 5 лет
Выписка с расчетного счета и иные банковские документы 5 лет
Кассовые документы 5 лет

Срок может оказаться больше, т.к. начнет исчисляться с определенного момента. Акт о недостаче будет храниться 10 лет с даты, когда будет возмещен ущерб, а если было возбуждено уголовное дело, то для отсчета придется дождаться решения суда.

Могут быть и другие факторы — дата окончания делопроизводства, наличие аналогичной отчетности за текущие периоды (как со статистикой), наличие укрупненных внутренних документов (например, лицевых счетов) и т.п.

Санкции за нарушение сроков и правил хранения

При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:

  • на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
  • на основании статьи 120 НК РФ  — за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
    Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
  • на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
  • на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.

 

Сроки хранения документов

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами.

Основной документ это Перечнь документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года), так же существуют и другие, например срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ  Речь пойдет об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

Правила хранения документов

Вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:

  • в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
  • в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.

В организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе.

Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.

Сроки хранения документов

Вид документа Срок хранения
Кадры (личные дела, приказы, трудовые договоры и др.)  
Документы по личному составу созданные до 2003г 75 лет
Документы по личному составу созданные с 01.01. 2003г 50 лет
Охрана труда и техника безопасности  
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых) 75 лет
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований 75 лет
Документы по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований) 45 лет
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ 10 лет
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания 1 год
Бухгалтерия и налоги  
Счета-фактуры 5 лет
Книги учета доходов и расходов (организации и ИП) 5 лет
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет
Графики отпусков 3 года
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой 1 год
Документы о недостачах 10 лет
По расчету заработной платы и других выплат 6лет
Договора гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физлицам законченные делопроизводством после 1.01.2003г 50 лет
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) 5 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет
Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости 5 лет после выбытия
Уведомления, предупреждения работников работодателем 3 года
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности 5 лет
Договоры и дополнительные соглашения к ним 5 лет
Доверенности на получение денег и ТМЦ 5 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность постоянно
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. 5 лет
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) законченные делопроизводством после 01.01.2003 50 лет
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета Не менее 5 лет, в электрон форме 75 лет
Авансовые отчеты 5 лет
Выписка с расчетного счета и иные банковские документы 5 лет
Кассовые документы 5 лет

Срок может оказаться больше, т.к. начнет исчисляться с определенного момента. Акт о недостаче будет храниться 10 лет с даты, когда будет возмещен ущерб, а если было возбуждено уголовное дело, то для отсчета придется дождаться решения суда.

Могут быть и другие факторы — дата окончания делопроизводства, наличие аналогичной отчетности за текущие периоды (как со статистикой), наличие укрупненных внутренних документов (например, лицевых счетов) и т.п.

Санкции за нарушение сроков и правил хранения

При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:

  • на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
  • на основании статьи 120 НК РФ  — за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
    Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
  • на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
  • на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.